ＩＳＯってナニ？

ISOで「記録」とは、「達成した結果を記述した、又は実施した活動の証拠を提供する文書」という意味があります。
「記録」なのに、なぜ「文書」という表現を使うのか？　と思われるかもしれませんが、「文書」とは、「文字で人の意思を書き表したもの」という意味を持っていますので、文書も記録も同じ仲間であるとしています。
但し、同じ仲間であっても”管理の方法”となれば話は別で、ISOでは「記録」に関しては次のようなことを求めています。

１．記録は読みやすくしてね！
（記録する用紙には、何の記録かが解るような表題を付けて、後で読むときにでも思い出しやすいように５W1Hで記述することを心がけよう）

２．ファイルや箱に記録を保管するときは、中身が見えないので、何の記録が入っているかが解るように背表紙とかに表題を書いてね！

３．どの辺りに保管するか決めて、記録が迷子にならないようにしてね！
（誰が、若しくはどの部門が管理するのかも決めると、どこに聞けばよいかが分かって便利）

４．最低限、これくらいの期間は保管する必要があるという期間を決めてね！
（仕事の邪魔にならないように不要になったら捨ててね）

５．記録は、保管している間は、汚れたり、破けたりして読めなくならないように注意して保管してね！

６．ウルトラマンが検索するわけではないので、3分間で必要な記録が探せるようにとは言いませんが出来るだけ探しやすいように保管してね！

７．”記録は紙でなきゃダメ”ということはないけど、パソコンにしか保管していない記録があれば上記と同様の管理をしてね！（その場合は、バックアップもとってね）


ISOを取得する企業であれば、個人的に参考のために持っている記録以外は、ほぼ全てといって良いほど、上記のような”分かりやすく、利用しやすい保管”の必要があります。
また、社内で上記の管理が根付くように、どの記録を、誰が（又は部門が）、いつまでの期間保管するかを定めた”記録一覧表”などの手順を作成することも求められています。