ＩＳＯってナニ？

ISOで「記録」とは、「達成した結果を記述した、又は実施した活動の証拠を提供する文書」という意味があります。
「記録」なのに、なぜ「文書」という表現を使うのか？　と思われるかもしれませんが、「文書」とは、「文字で人の意思を書き表したもの」という意味を持っていますので、文書も記録も同じ仲間であるとしています。
但し、同じ仲間であっても”管理の方法”となれば話は別で、ISOでは「記録」に関しては次のようなことを求めています。

１．記録は読みやすくしてね！
（記録する用紙には、何の記録かが解るような表題を付けて、後で読むときにでも思い出しやすいように５W1Hで記述することを心がけよう）

２．ファイルや箱に記録を保管するときは、中身が見えないので、何の記録が入っているかが解るように背表紙とかに表題を書いてね！

３．どの辺りに保管するか決めて、記録が迷子にならないようにしてね！
（誰が、若しくはどの部門が管理するのかも決めると、どこに聞けばよいかが分かって便利）

４．最低限、これくらいの期間は保管する必要があるという期間を決めてね！
（仕事の邪魔にならないように不要になったら捨ててね）

５．記録は、保管している間は、汚れたり、破けたりして読めなくならないように注意して保管してね！

６．ウルトラマンが検索するわけではないので、3分間で必要な記録が探せるようにとは言いませんが出来るだけ探しやすいように保管してね！

７．”記録は紙でなきゃダメ”ということはないけど、パソコンにしか保管していない記録があれば上記と同様の管理をしてね！（その場合は、バックアップもとってね）


ISOを取得する企業であれば、個人的に参考のために持っている記録以外は、ほぼ全てといって良いほど、上記のような”分かりやすく、利用しやすい保管”の必要があります。
また、社内で上記の管理が根付くように、どの記録を、誰が（又は部門が）、いつまでの期間保管するかを定めた”記録一覧表”などの手順を作成することも求められています。

ISOを取得されている企業は、社内で作成・発行される文書においても要求事項があり、誰が何の文書を作成しようが「そんなの関係ねぇー」というような訳にはまいりません。

社内の管理方法や作業手順、台帳類、一覧表、検査基準、作業結果を記録する様式など、会社の標準となる重要な文書は、誰かが知らぬ間に独断で文書化して、会社の知らないところで違う管理や業務が行われないように、作成された文書には、必ずその内容を確認し、承認をするように求めています。

昔なら、よかれと思って勝手にやることは「不言実行」と褒められたかもしれませんが、ISOの考え方は、その人がいなくなったらどうするのか？会社が認めていないやり方で万一、不備が起こってしまったら個人攻撃するしかないのでは？と考えるのであります。
会社の将来を左右するかもしれないルールを定めた文書には、次のような管理の要求もしています。

・文書の内容が現在においても合っているかを定期的に確認し、必要ならば改訂し、再承認する。

・使用されている文書が最新版であることが判るように、いつ、誰が作成や改訂したかは明記する。

・必要なときには、いつでも誰でも使用できるようにしておく。
（持ち出して返さないのはダメ。どこにあるのか分からないのはダメ。基本的に整理整頓が大切）

・何が書いてある文書かが判るようにすること。マニアにしか読めないような文書はダメ。

・顧客など社外で作成・発行された文書もちゃんと管理する（当たり前）。そして、使用する部門へ配布し、ちゃんと管理する（当たり前）。

・古い文書を置いておく場合、間違って使用しないように「古い」ことが判るように管理する。

そして、これらの文書管理のやり方は、全員が徹底できるように手順を決めて文書化することが求められています。

基本的に「有言実行」にしてもらわないと、会社は現状の把握もできないし、監視もできないので、最終的に困るのは経営者です。
よく、会社が大きくなっていく段階で「会社が独り歩きする」と聞くことがありますが、この要求事項を軽視すると経営者の知らないところで「独り歩き」が起こるのかもしれません。