ＩＳＯってナニ？

ISO9001を取得している会社には、「品質マニュアル」という自社の管理の仕組みをまとめたルールブックのようなものがあります。
ISO取得の責任者や推進担当者なら1度は目にする機会もありますが、それ以外の人は、会社にそんなものが存在することすら知らないということもよくあります。

「全員が知らなくてもいいような、そんな程度のものか」と思いきや、これまた、そうではなく、この「品質マニュアル」がないとISO取得のための審査を受けることができないという重要なものであります。
そして、ここに書かれた内容はすべて事実で実際に行われていないといけません。
自社が宣言したことなので、実施していないと審査のときに「出来ていませんね！」と指摘を受け、改善を求められます。
そのため、「書くぐらい、いいカッコして書いてもええやんか」とか「よその会社のものを社名だけ変えて使っといたらええやん」などと軽いノリで作成すると、大阪弁で言うところの「どえらい目に会う」ことになります。

また、「品質マニュアル」には次の記載をしなければいけません。
１．実作業において該当しない要求事項があれば、除外理由を具体的に書く。

２．次の手順をマニュアルの中に書くか、別にある場合は参照情報を書く。
　　　　・文書管理の手順
　　　　・記録管理の手順
　　　　・不良品管理の手順
　　　　・是正処置、予防処置の実施手順
　　　　・内部監査の実施手順

３．仕事や管理において、どの部門が関わり合いっているかを書く。

極端に言うと、とにかく、最低限上記の内容が書かれていれば、どんなふうに作成しても構いません。
例えば、規格書の条項順を無視して、実際の仕事の順番に図表を用いて書いてもいいし、写真や挿絵で示しても構いません。
「品質マニュアル」は、できるだけ末端の作業担当者の人が読んでも、なんとなく解るような書き方になっていることが望ましいと思います。
マニアにしか解読できないような「品質マニュアル」は、作成や維持管理の手間ばかりが大変で、何の役目も果たさないものになってしまいますので注意が必要です。

ISOを取得されている企業には、必ず「ISO管理責任者」と呼ばれる人がおりまして、取得したISOが、お客さんや自社のために役立っているかどうかを監視し、問題解決のためにコンサルタントへの支援要請を検討したり、審査登録機関と審査日程などの調整を行ったりします。

単なる”ISOのお守役”と思ったら大間違いで、自社のISOが役立つ道具になるか、金食い虫のお荷物になるかは、この「ISO管理責任者」の考え方や行動によって決まるといっても過言ではなく、そのため、規格書の中にも、経営者は自社の管理層の中からISOの管理責任者となる人を任命するように求められています。

「管理層の中から任命」というと、役職名が付いている人なら良いということでもなく、仮に”社長以下全員一般職”という会社の場合でも、一般職の中から、自社のことを一番よく知っていて、お客さんや会社、社員を大切に想ってくれている人であれば、実質上の管理層として経営者が任命すればよいのです。

”ISO管理責任者”は、極端に経営者か従業員のどちらか一方の顔色ばかり気にして行動するようではいけませんし、何でも自分だけで対応してしまうのもいけません。
ましてや審査がスムーズに終わることばかりに固執して、お客さんや自社のことを忘れ、審査員の言うがままになるなんてことは言語道断であります。

「”ISO管理責任者”なんかに任命されたら大変だなぁ」と思うかもしれませんが、「審査のためにやっているのではない。お客さんに迷惑をかけないように仕事をやりやすくするためにやっている」というスタイルで活動していれば、負担に思うようなことはほとんどないものです。